Privacyverklaring Cum Laude Events B.V.

Privacyverklaring Cum Laude Events B.V.
(versie 1.0 mei 2018) 

Inleiding 
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij hebben deze gegevens van uzelf ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan. 

Te verwerken persoonsgegevens 
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens: 

  • NAW-gegevens; 
  • Geboortedatum en –plaats; 
  • Geslacht; 
  • Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers); 
  • Kopie identiteitsbewijzen; 
  • Burgerservicenummer; 
  • Leeftijd; 
  • Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn; 
  • Huwelijkse staat; 
  • Bankrekeningnummer; 

Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens betreffende ras of etnische achtergrond, geloofsovertuiging, strafblad, geestelijke en lichamelijke gezondheidstoestand, of seksuele geaardheid. Zo nodig zullen wij uw expliciete toestemming voor het verzamelen en gebruiken van voornoemde gegevens vragen. 

Doelen van en grondslagen voor de verwerking 
In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we ervan uit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals: 

  • Communicatie en informatievoorziening; 
  • Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening; 
  • De verbetering van onze diensten; 
  • Salarisverwerking. 

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen. 

Verstrekking aan derden 
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij uw persoonsgegevens delen met onze opdrachtgevers (NAW-gegevens, Geboortedatum, Geslacht, Contactgegevens, Kopie identiteitsbewijzen) 

Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden. U stemt ermee in dat wij uw persoonsgegevens aan deze derden mogen verstrekken om daarmee aan uw verzoek te kunnen voldoen. 

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. 

Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen. 

Bewaartermijnen 
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht). 

Beveiliging 
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Deze maatregelen betreffen onder meer: 

  • Fysieke en logische toegangsbeveiligingen; 
  • Procedures om te voorkomen dat onbevoegden onbedoeld zich toegang kunnen verschaffen tot de verstrekte persoonsgegevens; 
  • De beveiliging is op een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, noodzakelijk en redelijk is. 

Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven. 


Uw rechten 
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst. 

Incidenten met persoonsgegevens 
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd. 

Klachten 
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. 

Wijzigingen 
Ongetwijfeld zal ons privacy beleid weleens worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website. 

Tot slot 
Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacy beleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag. Eerste aanspreekpunt voor privacyaspecten is Hans Ritburg (hans@cle.nu).
 

Cum Laude Events is sinds het ontstaan in 1994 niet afgeweken van haar koers om zich te onderscheiden. Vanaf het begin vormen enthousiasme, motivatie en betrouwbaarheid de uitzonderlijke krachten van ons bureau.

 Vragen? Klik hier